Waarom Finance bepaalt of ERP slaagt

Veel ERP-implementaties bereiken een punt dat bedrieglijk vertrouwd aanvoelt. Tijdens het testen lijkt alles stabiel. Teams volgen scripts, transacties worden zonder fouten verwerkt en het systeem reageert exact volgens configuratie. Het project lijkt in rustig vaarwater te komen.

Tot het moment dat het grootboek in beeld komt – en de toon verandert.

Een ontvangst wordt op een onverwachte rekening geboekt. Een omzetpost verschijnt in een periode die nooit bedoeld was. Een waarderingsverschil duikt op in een scenario dat identiek zou moeten zijn aan een ander. Intercompany-saldi beginnen te schuiven. Geen van deze verschijnselen is op zichzelf dramatisch, maar samen signaleren ze dat het systeem de financiële werkelijkheid anders interpreteert dan de organisatie aannam.

Op dat moment wijzen mensen al snel naar configuratie, data of gebruikersfouten. Maar deze verklaringen houden zelden stand. In de meeste gevallen doet het systeem precies wat hem is opgedragen; het ontwerp zelf – de instructie – is onvolledig. ERP-systemen leiden geen economische betekenis af. Ze volgen regels. En als die regels niet aansluiten op financiële principes, zullen de financiële uitkomsten dat ook niet doen.

Finance staat centraal in deze uitdaging, niet omdat Finance het grootboek beheert, maar omdat Finance de enige functie is die de financiële betekenis van operationele activiteiten kan definiëren. Processen beschrijven wat er gebeurt. Finance legt uit wat het betekent. Zonder deze interpretatie vult het systeem de leegte op met standaardlogica of met afzonderlijke ontwerpkeuzes die consultants per module maken. Het resultaat is systeemgedrag dat technisch correct maar economisch inconsistent is.

Deze kloof ontstaat doordat ERP-design vaak per module wordt ontwikkeld. Inkoop ontwerpt zijn proces. Sales ontwerpt zijn stroom. Projecten, voorraad, belasting en intercompany focussen elk op hun eigen domein. Individueel lijken deze ontwerpen logisch. Collectief vormen ze geen coherent financieel model. Finance ziet de fragmentatie pas wanneer de cijfers verschijnen – en dan zijn de architecturale keuzes al diep verankerd.

Hieruit volgt een essentiële waarheid: ERP is geen neutrale toeschouwer. Het is een interpreterend systeem. Het past de logica toe die het krijgt.

Wanneer Finance die logica niet expliciet vormgeeft – via rekeningschema, dimensies, waarderingsprincipes en boekingsregels – creëert het systeem zijn eigen versie van waarheid. En die kan substantieel afwijken van de economische en rapportagerealiteit waarvoor Finance verantwoordelijk is.

ERP slaagt wanneer Finance de rol van architect op zich neemt en niet van beoordelaar. Wanneer Finance de financiële principes vooraf definieert, wordt het systeem voorspelbaar, transparant en stabiel. Wanneer Finance pas aan het einde betrokken raakt, toont het systeem aannames die nauwelijks nog kunnen worden teruggedraaid.

De vraag is niet of ERP transacties kan verwerken – dat kan vrijwel elk systeem. De vraag is of ERP financiële waarheid kan representeren.

En dat hangt volledig af van Finance: diens betrokkenheid, helderheid van ontwerp en bereidheid om de architectuur vorm te geven voordat het grootboek begint te spreken.