De financiële waarheid achter ERP

Elke ERP-implementatie begint met optimisme. Processen worden in kaart gebracht, data wordt beoordeeld, teams stemmen toekomstige werkwijzen op elkaar af. De eerste fase wekt een gevoel van helderheid. Workshops verlopen soepel, testsucces bevestigt verwachtingen en het systeem reageert zoals bedoeld. Even lijkt het project volledig onder controle.

Maar het ware karakter van een ERP-systeem toont zich pas later, wanneer de eerste echte transacties hun weg vinden naar het grootboek. Dán ziet Finance – vaak voor het eerst – hoe het systeem economische werkelijkheid heeft geïnterpreteerd. Wat in de proces flowcharts coherent (logisch en samenhangend) leek, wordt tastbaar in het grootboek, waar cijfers hun eigen verhaal beginnen te vertellen.

Op dat moment ontstaat het onderscheid tussen een systeem dat simpelweg functioneert en een systeem dat financieel betrouwbaar is. Een systeem kan transacties verwerken, goedkeuringen afhandelen en stappen feilloos uitvoeren en toch niet de financiële waarheid weerspiegelen. Wanneer dat gebeurt, blijkt dat de grootste uitdagingen in ERP zelden technisch zijn. Ze liggen in een diepere laag die gemakkelijk over het hoofd wordt gezien in de haast om processen te ontwerpen en configuratie af te ronden.

Die laag is de financiële architectuur.

Financiële architectuur is geen technisch artefact. Het is het conceptuele fundament dat bepaalt hoe economische gebeurtenissen worden omgezet in financiële registraties. Het definieert hoe verplichtingen, kosten, opbrengsten, waarderingen, belastingeffecten en intercompany-relaties in het systeem terechtkomen en door het systeem bewegen. Het bepaalt hoe rekeningschema, dimensies en boekingslogica samenwerken. En het vormt de basis voor de consistentie, controleerbaarheid en betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving.

Toch wordt deze architectuur in veel implementaties slechts impliciet behandeld. Beslissingen worden genomen in geïsoleerde designsessies, telkens gericht op één module of scène, zonder een overkoepelend financieel raamwerk. Het effect daarvan is niet onmiddellijk zichtbaar. Het wordt zichtbaar wanneer het grootboek gevuld raakt – soms op manieren die niemand had voorzien.

Deze reeks The Finance Architecture Blueprint onderzoekt precies die verborgen laag. Ze benadert ERP niet als een systeem van processen, maar als een systeem dat financiële waarheid moet uitdrukken. Ze onderzoekt hoe Finance deze waarheid moet ontwerpen, hoe systemen deze waarheid vertalen en waarom consistentie in dat ontwerp bepaalt of een organisatie de cijfers uit haar ERP daadwerkelijk kan vertrouwen.

Welkom bij The Finance Architecture Blueprint.